Mobiles Arbeiten und Home Office: Umsetzung von firmeneigenen Regeln

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Spätestens seit der Corona-Pandemie sind Arbeitgeber in der Schweiz mit verschiedensten Fragen und Anliegen von Arbeitnehmenden betreffend mobiles Arbeiten und Home Office konfrontiert. Während der Pandemie haben sich in den Köpfen von Arbeitnehmenden gewisse „Ansprüche“ etabliert, die es nun im Nachhinein genauer zu prüfen und wenn nötig, einzugrenzen gilt. Dies, umso mehr, wenn Arbeitgeber Grenzgänger beschäftigen und damit einige grenzüberschreitende Regelungen zu beachten haben. Der nachfolgende Beitrag zeigt auf, was Sie als Arbeitgeber aus rechtlicher Sicht berücksichtigen sollten und stellt Ihnen Handlungsempfehlungen zur Verfügung.

Grundsätzlich haben Arbeitnehmende keinen Anspruch, von zu Hause oder von einer Ferienwohnung aus zu arbeiten. Normalerweise wird arbeitsvertraglich der Arbeitsort definiert und Arbeitgeber sehen für grössere Flexibilität eine sog. Mobilitätsklausel vor, anhand derer sie aufgrund des Weisungsrechts von Zeit zu Zeit den Arbeitsort in einem engen Rahmen neu definieren können. Das Arbeiten von zu Hause oder von einem anderen Ort als dem angestammten Arbeitsplatz bedarf der Zustimmung des Arbeitgebers und stellt damit ein Entgegenkommen seitens des Arbeitgebers dar. Ausnahmen gelten aufgrund von behördlichen Anordnungen oder wenn Arbeitgeber bewusst ihre Mitarbeitenden ins Home Office senden. 

Bei der Abwägung, ob und in welchem Ausmass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmenden mobiles Arbeiten (Home Office, Arbeiten im Ausland ausserhalb des Wohnsitzes, Arbeiten im Zug, etc.) ermöglichen, sind verschiedenen Interessen und Risiken abzuwägen. Einerseits bedarf es genauer Instruktionen der Arbeitnehmenden in Bezug auf Geheimhaltungshaltungs- und Datenschutzvorschriften, andererseits sind insbesondere bei Grenzgängern Regelungen bezüglich der Sozialversicherungsunterstellung sowie steuerrechtliche Vorschriften und entsprechende Konsequenzen zu beachten. Solche Regeln sollten beispielsweise beinhalten, dass bestimmte Tätigkeiten nicht vom Wohnsitz im Ausland aus ausgeübt werden dürfen (um die unerwünschte Gründung einer Betriebsstätte zu vermeiden). Im Weiteren können sich praktische Fragen stellen wie die Sicherstellung der korrekten Arbeitszeiterfassung und des Gesundheitsschutzes, die Handhabung unterschiedlicher Zeitzonen, die Kommunikation im Team und Erhalt des Team-Spirits, etc. Andererseits schaffen Arbeitgeber mit der Ermöglichung des mobilen Arbeitens eine positive Vertrauenskultur, mehr Flexibilität und Attraktivität für Arbeitnehmende und die Gesellschaft (z.B. bessere Vereinbarkeit von Job und Familie, weniger Pendlerzeiten und -kosten sowie weniger Pendlerverkehr, etc.). 

Wie schaffen Sie klare Verhältnisse und minimieren Sie rechtliche und finanzielle Risiken? 

1. Reglement

Erstellen Sie ein internes Firmen-Reglement zur Regelung folgender Aspekte: 

a) Generell: 

• Definieren Sie „mobiles Arbeiten“.
• Legen Sie fest, in welchem Rahmen innerhalb und ausserhalb der Schweiz die effektive Arbeitszeit ausserhalb des Arbeitsplatzes erfolgen darf (wie oft, wie lange, von wo, welche Mitarbeitergruppen). Dabei sollten auch „nicht-rechtliche“ Aspekte Berücksichtigung finden.
• Definieren Sie, welche Arbeitstätigkeiten vom Ausland aus ausgeübt werden dürfen und welche nicht, um das Risiko der Gründung einer Betriebsstätte zu vermeiden, die unerwünschte steuerliche Folgen nach sich zieht.
• Halten Sie Verhaltensregeln betreffend Geheimhaltung, Datenschutz, erlaubte Tätigkeiten, Büroumgebung, insbesondere betreffend den Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, Internetzugang, etc. fest. 
• Regeln Sie, was bei Verletzung von Verhaltensregeln oder bei Vertrauensverlust, schlechter Leistung, etc. folgt.
• Halten Sie fest, dass das mobile Arbeiten ein Entgegenkommen des Arbeitgebers darstellt und keine Entschädigungspflicht für Home-Office Ausrüstung, Benutzung von privaten Räumlichkeiten, etc. der Arbeitgeberin auslöst (es sei denn, Sie als Arbeitgeber stellen im Unternehmen keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung).

b) Für Mitarbeitende, die im Ausland wohnen resp. den Status von Grenzgängern erfüllen:

Nebst den obenerwähnten Regelungen im internen Firmenreglement sollten Sie als Arbeitgeber, wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, die im Ausland wohnen, zusätzlich die internationalen Regelungen betreffend die Sozialversicherungsunterstellung beachten, insbesondere die Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009 sowie die Regelungen der multilateralen Vereinbarung betreffend die Sozialversicherungsunterstellung, welche die Schweiz und bestimmte Staaten der EU und der EFTA im Interesse der Arbeitnehmenden und deren Arbeitgeber betreffend die Telearbeit definiert hat und seit dem 1. Juli 2023 gilt. Weitere Komplexität bringen sodann die zahlreichen unterschiedlichen Vorgaben von anwendbaren Steuerregelungen, insbesondere von Doppelbesteuerungsabkommen, die in der Praxis zu nicht erwünschten rechtlichen und finanziellen Folgen für Sie als Arbeitgeber als auch für betroffene Mitarbeitende führen könnten.

• Legen Sie im Rahmen dieser anwendbaren Vorschriften und Regelungen fest, bis zu welcher Obergrenze die effektive Arbeitszeit aus dem grenznahen Ausland erfolgen darf. 
• Bestimmen Sie Regeln, die für Mitarbeitende gelten, die in einem Staat Wohnsitz haben, mit denen die Schweiz keine erleichterte Vereinbarung bezüglich Telearbeit geschlossen hat.
• Definieren Sie als Arbeitgeber darüber hinaus, welche Schranken die Telearbeit aufgrund von steuerrechtlichen Vorgaben und Doppelbesteuerungsabkommen hat und klären Sie Mitarbeitende über steuerrechtliche Konsequenzen bei Nichtbefolgung dieser Schranken auf.
• Legen Sie fest, welche Tätigkeiten vom Home Office im Ausland aus durchgeführt werden dürfen und welche nicht (um das Risiko der Gründung einer Betriebsstätte mit unerwünschten steuerlichen Folgen zu vermeiden), und lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern schriftlich bestätigen, dass sie sich an die internen Vorgaben halten.
• Ergänzen Sie Ihr internes Firmen-Reglement mit diesen spezifischen Regelungen.

c) Für Arbeitnehmende, die eine Nebentätigkeit im Ausland ausüben wollen: 

• Definieren Sie in den internen Firmenrichtlinien, was Sie unter einer Nebentätigkeit verstehen.
• Legen Sie fest, in welchem Rahmen eine Nebentätigkeit (bis zu welchem Arbeitspensum) ausserhalb der Schweiz erfolgen darf.   
• Beachten Sie dabei die oben erwähnten Vorschriften betreffend die korrekte Sozialversicherungsunterstellung.

2. Kommunikation

Kommunizieren Sie klar Ihre Erwartungen als Arbeitgeber betreffend die Einhaltung Ihrer „Regeln für mobiles Arbeiten“, und schulen Sie ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte.

3. Arbeitszeiterfassung

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden jederzeit nachvollziehen können, ob Ihre Mitarbeitenden vom angestammten Arbeitsplatz im Unternehmen gearbeitet haben oder mobil von zu Hause oder an einem weiteren Ort. Unter Umständen müssen Sie als Arbeitgeber Nachweise über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden im Ausland oder über Geschäftsreisen ins Ausland erbringen.