Arbeitszeiterfassung: Wann wird sie Pflicht?

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Die Arbeitszeit ist grundsätzlich lückenlos zu erfassen und zu dokumentieren. Die Arbeitgeberin trägt die Verantwortung für eine korrekte Zeiterfassung und die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten. Das Gesetz sieht unter engen Voraussetzungen einen Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung sowie eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung vor.

Ordentlichen Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitgeberin muss den Behörden die entsprechende Dokumentation über eine systematische und vollständige Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen. Dauer und Zeitfenster der Arbeitszeiten, Pausen sowie Ruhetage müssen daraus ersichtlich sein . Die Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeit erfassen wegen wöchentlicher Höchstarbeitszeit und weiterer Schutzmassnahmen. Auch bei neuen Formen der Arbeitszeitregelung (Gleitzeit,  oder Sollarbeits- und Jahresarbeitszeit) und Homeoffice bleibt die Verantwortung zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung bei der Arbeitgeberin.

Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung

Vom Grundsatz der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung sieht das Gesetz eine eng definierte Ausnahme vor. Voraussetzung für einen Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung ist, dass die Verzichtsmöglichkeit in einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vorgesehen ist. Zudem muss der Arbeitnehmer bei seiner Arbeit über eine grosse Autonomie verfügen und die Arbeitszeiten mehrheitlich selber festsetzen können. Ein Bruttojahreseinkommen von mindestens CHF 120’000 wird vorausgesetzt. Der Arbeitnehmer muss individuell und schriftlich auf die Arbeitszeiterfassung verzichten.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Bei einer vereinfachten Arbeitszeiterfassung ist nur die täglich geleistete Arbeitszeit zu erfassen. Der Zeitpunkt und die Lage der Arbeits- und Ruhezeit muss nicht dokumentiert werden. Lediglich bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind zusätzlich Anfang und Ende dieser Arbeitseinsätze zu dokumentieren.

Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitnehmer vorgesehen, welche ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selber festsetzen können. Bei weniger als 50 Angestellten im Betrieb kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung mit jedem Arbeitnehmer individuell und schriftlich vereinbart werden. Dabei ist ein schriftlicher Verweis auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen erforderlich. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden. Bei mehr als 50 Angestellten wird die vereinfachte Arbeitszeiterfassung in der Regel durch eine kollektive Vereinbarung zwischen Arbeitgeberin und Arbeitnehmervertretung resp. Mehrheitsbeschluss der Arbeitnehmer vereinbart. Diese Vereinbarung muss die Arbeitnehmerkategorien, für welche die vereinfachte Arbeitszeiterfassung gilt, festlegen. Zudem ist zu erläutern, mit welchen Massnahmen der Betrieb die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden (Z.B. Präventionsmassnahmen oder Informationspflichten). Des Weiteren ist ein paritätisches Verfahren, mit dem die Einhaltung der Vereinbarung überprüft wird, festzulegen (Z.B. jährliches Gespräch). Den betroffenen Arbeitnehmern steht es dennoch frei, ihre Arbeitszeit lückenlos zu dokumentieren. Die Arbeitgeberin hat dafür ein geeignetes Instrument zur Verfügung zu stellen.

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