Are reminder fees legally permissible?

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AMATIN AG Rechtsanwälte / Attorneys at Law (contact: Michaela Sprenger, Roman Kälin-Burgy, Martin Boos ), Basel, Switzerland – in the heart of the Swiss Economic Backbone Zurich-Basel-Geneva. 

Verpasst ein Rechnungsempfänger die Frist zur rechtzeitigen Begleichung einer Rechnung, entstehen dem Rechnungssteller unweigerlich Kosten. Die mehrmalige Kontaktaufnahme mit dem Hinweis auf die versäumte Zahlung wäre bei rechtzeitiger Begleichung der offenen Forderung ausgeblieben. 

Als primäres Instrument für den Rechnungssteller einer offenen Rechnung sieht das Gesetz die Erhebung eines Verzugszinses von 5% vor. Dieser Betrag steht ihm spätestens ab dem Zeitpunkt zu, ab dem trotz Mahnung des Rechnungsempfängers keine Zahlung eingeht. 

Darüber hinaus steht es dem Rechnungssteller zu, Kosten, die nach diesem Zeitpunkt entstanden sind, zu verlangen. Bedingung ist, dass diese Auslagen die Höhe des Verzugszinses übersteigen und ein konkreter Nachweis dieser Auslagen vorliegt. Im Einzelfall wäre das schwierig nachzuweisen. 

Als Alternative bietet sich eine vom Gesetz abweichende vertragliche Regelung an. Geläufiges Mittel dafür sind die sogenannten Mahngebühren. Dem Gesetz ist der Begriff jedoch nicht bekannt, weshalb zu deren Erhebung eine entsprechende Vereinbarung zwischen dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger (z.B. im Vertrag, AGB) notwendig ist. Nach bundesgerichtlicher Rechtsprechung ist die Höhe der Mahngebühren im Vertrag explizit zu nennen, um eine reibungslose Erhebung zu ermöglichen. Auch der Verzugszinssatz kann von den gesetzlich vorgesehenen 5% abweichen. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger profitieren beide im Sinne der Rechtssicherheit von klaren vertraglichen Regelungen.