Compliance-Management-System: Nutzen Sie den klaren Wettbewerbsvorteil

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Grosse Unternehmen haben bereits zahlreiche Vorkehrungen im Compliance Bereich getroffen und verfügen über entsprechende Ressourcen, um diese umzusetzen. Aber auch kleinere Unternehmen können und sollten wichtige Schritte zur Vermeidung von sog. Non-Compliance vorsehen. Ethisch korrektes Verhalten im Geschäftsverkehr ist kein „nice-to-have“, sondern entspricht der zeitgemässen Erwartung für nachhaltiges Wirtschaften und ist letztlich ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Was versteht man unter Compliance?

Unter Compliance versteht man vereinfacht gesagt die Einhaltung von Gesetzen und innerbetrieblichen Richtlinien und Weisungen einerseits und das ethisch korrekte Verhalten eines Unternehmens und seinen Mitarbeitenden und Geschäftspartner im Geschäftsverkehr andererseits.

Unternehmen müssen nationales und anwendbares internationales Recht und gar territorial überschreitende Rechtsbestimmungen einhalten. Selbstverständlich sind auch vertragliche Verpflichtungen, Selbstregulierungsverpflichtungen der Industrie sowie relevante Rechtsdurchsetzungspraktiken von staatlichen Behörden und Gerichten einzuhalten. Je nach Industrie kann der Fokus der Unternehmenscompliance auf verschiedenen Rechtsbereichen liegen, z.B. Anti-Korruption, Datenschutz-Compliance, Wettbewerbsrecht, HR Compliance, Finanz-Compliance, Betrugsbekämpfung, regulatorische Compliance bezüglich verschiedener Produkte (z.B. Arzneimittel), etc.

Warum ist Compliance so wichtig?

Es ist schade, dass manche Unternehmer und Mitarbeiter die Compliance unterschätzen. Manchmal stellen sie zu spät fest, dass die Kosten für festgestellte Compliance-Verstösse und ein einhergehender Reputationsverlust sehr hoch sind. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann teure Geldstrafen und Ermittlungs-/Verteidigungskosten mit sich bringen, Umsatzverluste generieren oder den Verlust zuverlässiger und gesetzestreuer Geschäftspartner sowie enttäuschter Mitarbeiter bedeuten. Auch der Zeitaufwand für das Personal der Geschäftsleitung bei Ermittlungen und der Aufarbeitung gilt es nicht zu unterschätzen.

Ein vorausschauendes, ordnungsgemäss entwickeltes und eingeführtes Compliance-Management-System schafft ein gemeinsames Verständnis und eine Kultur betreffend die Einhaltung von Werten und Anforderungen im gesamten Unternehmen, hilft mögliche finanzielle und Reputations-Risiken in den Geschäftsprozessen zu vermeiden und verschafft langfristig einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Was versteht man unter einem Compliance-Management-System?

Unter den Begriff „Compliance Management System“ werden alle Vorkehrungen und Massnahmen zur Einhaltung der unternehmensweiten Compliance verstanden. Ein umfassendes Compliance Management System beinhaltet:

1. Präventive Massnahmen wie die Erstellung von firmeninternen Compliance Richtlinien (z.B. eines Verhaltenskodex), die Anstellung von integren Mitarbeitenden und Wahl von Vorgesetzten, die eine Compliance-Kultur vorleben, die Schulung von Mitarbeitenden in Bezug auf verschiedene rechtliche Aspekte und firmeninterne Richtlinien. Auch die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten für Compliance und für das Compliance Management, das Definieren von Compliance-Zielen im Rahmen des Compliance Managements und transparente Berichterstatten über den Stand resp. Fortschritt unterstützen eine nachhaltige wertebasierte Unternehmenskultur.
2. Überwachungsmassnahmen umfassen das Überprüfen von Geschäftsvorgängen und -transaktionen durch Stichproben oder grössere interne oder externe Kontrollen und Audits. Auch das regelmässige Einholen von Berichterstattungen von einzelnen Bereichen des Unternehmens und die Überprüfungen von Schulungsteilnahmen, sowie interne resp. unabhängige Untersuchungen betreffend potentielle Compliance Verstösse, zählen zur klassischen Überwachung.
3. Massnahmen und Sanktionen bei Nichteinhaltung beinhalten Prozessverbesserungen, insbesondere strengere oder häufigere Präventionsmassnahmen im Bereich Mitarbeiter-Schulungen, oder stärkere Überwachungsmassnahmen, bis hin zu adäquaten Sanktionen von Mitarbeitenden oder der Auflösung von Geschäftsbeziehungen.

Anregungen für Ihr Compliance Management und Handlungsempfehlungen

Jedes Unternehmen ist individuell aufgestellt und hat firmenspezifische Compliance-Risiken zu beachten. Nachfolgend finden Sie mögliche Beispiele für verschiedene Compliance Massnahmen, die keineswegs als abschliessend zu verstehen sind:

1) Prävention:

• Erstellen Sie ein Unternehmens-/Verhaltenskodex und spezifische firmeninterne Compliance-Richtlinien, die für Ihre Branche relevant sind und machen Sie diese Regeln Teil des Arbeitsvertrags und von Verträgen mit Geschäftspartnern.
• Achten Sie bei Bewerbenden und Mitarbeitenden, ob Sie Ihre Firmen-Wertvorstellungen teilen.
• Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an die Compliance („tone from the top“) gegenüber Mitarbeitenden und Geschäftspartner und leben Sie diese im Alltag jederzeit vor („role model“).
• Nehmen Sie eine Risikoanalyse für potentielle Non-Compliance, die Ihr Unternehmen spezifisch treffen könnte, vor und definieren Sie entsprechende präventive Massnahmen.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und Vorgesetzte bezüglich des Unternehmens-/Verhaltenskodex und schulen unter Umständen auch wichtige Geschäftspartner
• Nehmen Sie eine Due Diligence vor bei potentiellen Geschäftspartnern und verpflichten Sie Geschäftspartner in Verträgen zur Einhaltung anwendbarer Gesetzesvorschriften.
• Offerieren Sie Ihren Mitarbeitenden, bei Unsicherheiten oder Zweifeln jederzeit den Vorgesetzten oder die entsprechenden Spezialisten (Compliance-Funktion, weitere interne oder externe Experten) zu kontaktieren und zu befragen
• Installieren Sie Kanäle für ein mögliches Whistleblowing für Mitarbeitende und Geschäftspartner (inkl. einer anonymen Whistleblower -Hotline).

2) Überwachung:

• Fordern Sie Ihre Mitarbeitenden auf, mögliche Verstösse gegen den Verhaltenskodex oder Gesetzesbestimmungen zu melden und nehmen Sie Meldungen ernst, gehen diesen nach und stellen sicher, dass Mitarbeitende, die mögliche Verstösse melden, keine Nachteile aufgrund der erfolgten Meldung erwachsen
• Überprüfen Sie Geschäftsvorgänge und -transaktionen und nehmen interne und externe Audits vor.
• Überprüfen Sie, ob Mitarbeitende firmeninterne Compliance-Schulungen besucht haben.

3) Durchsetzung:

• Dulden Sie keine Non-Compliance und ergreifen Sie entsprechende Massnahmen und Sanktionen bei Compliance-Verstössen.
• Definieren Sie Verbesserungen bei festgestellten Lücken und setzen diese um.
• Ergreifen Sie adäquate arbeitsrechtliche Massnahmen und Sanktionen (Verwarnung, Bonuskürzung, Kündigung, etc.) oder lösen Sie, wenn nötig, Geschäftsbeziehungen mit einem fehlbaren Geschäftspartner auf.